E-Rechnung archivieren: GoBD, 8 Jahre, XML als Original
Eine E-Rechnung ist erst sauber abgelegt, wenn die empfangene Datei im Originalformat, unverändert und auswertbar aufbewahrt wird. Ein Ausdruck oder ein E-Mail-Postfach genügt nicht. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was Sie aufbewahren müssen, wie lange und worauf es nach den GoBD ankommt. Er ersetzt keine Steuerberatung.
Was Sie archivieren müssen: das Original
Bei einer XRechnung ist die strukturierte XML-Datei die Rechnung. Ein PDF oder eine Ansicht daraus ist nur eine Darstellung und reicht als alleinige Aufbewahrung nicht aus. Bei ZUGFeRD und Factur-X ist es das hybride PDF mit der eingebetteten XML: Bewahren Sie die vollständige Datei auf, nicht nur eine gedruckte oder neu erzeugte Fassung. Maßgeblich ist jeweils der Teil, der die Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Zum Lesen öffnen Sie die XML im Viewer, ohne die Datei zu verändern. Ausgangsrechnungen bewahren Sie in dem Format auf, in dem Sie sie versendet haben.
Mehr dazu: XRechnung öffnen und lesen · ZUGFeRD oder XRechnung?
Wie lange: 8 Jahre Aufbewahrungsfrist
Rechnungen und Buchungsbelege müssen Sie nach § 147 AO und § 14b UStG aufbewahren. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV beträgt die Frist für Buchungsbelege und damit Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Für Bücher, Jahresabschlüsse und andere Unterlagen können weiterhin längere Fristen gelten, und für Rechnungen, deren alte Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war, kommt es auf die Übergangsregelung an. Bei solchen Sonderfällen und bei Rechnungen, die für laufende Verfahren wichtig sind, fragen Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie etwas löschen.
Was die GoBD verlangen
Die GoBD erwarten, dass Aufbewahrtes vollständig, unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleibt. Archivieren Sie deshalb die Originaldatei und nicht nur einen Ausdruck. Ein E-Mail-Postfach ist kein Archiv: Mails lassen sich verschieben und löschen, und Anbieter ändern Speicherfristen. Legen Sie die Datei daher aus dem Postfach in eine geordnete Ablage. Änderungen müssen nachvollziehbar sein, also keine Umbenennung des Inhalts und kein Überschreiben. Wie Belege eingehen, geprüft und abgelegt werden, beschreiben Sie in einer Verfahrensdokumentation. Das gilt auch für Solo-Selbstständige, nur in kleinerem Umfang.
Mehr dazu: GoBD-Verfahrensdokumentation für Solo
Vor dem Ablegen prüfen
Prüfen Sie jede eingehende E-Rechnung, bevor Sie sie verbuchen und ablegen. Der Validator zeigt, ob die Datei lesbar ist und den Regeln der EN 16931 und der XRechnung entspricht. Wichtig: Ablegen heißt nicht reparieren. Eine Eingangsrechnung dürfen Sie nicht selbst verändern; bei Fehlern bitten Sie den Absender um eine berichtigte Datei und bewahren beide Fassungen auf. Ein Prüfergebnis ist keine steuerliche Beurteilung.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen
Checkliste für Freiberufler und Kleinunternehmer
1. Eingang: Datei aus der E-Mail speichern, am selben Tag ablegen. 2. Prüfen: Lesbarkeit und Format mit dem Validator kontrollieren. 3. Ordnerstruktur: ein Ordner pro Jahr, darin getrennt Eingang und Ausgang, zum Beispiel 2026/Eingang. 4. Dateiname: Datum, Lieferant und Rechnungsnummer, etwa 2026-03-14_Lieferant_RE-4711.xml, die Datei selbst bleibt unverändert. 5. Zugehöriges: Ein PDF zur Ansicht darf daneben liegen, ersetzt die XML aber nicht. 6. Sicherung: mindestens eine zweite Kopie an einem anderen Ort oder bei einem Cloud-Anbieter, regelmäßig und mit Wiederherstellungstest. 7. Schutz: Schreibrechte begrenzen, Zugriff nachvollziehbar halten. 8. Löschen: erst nach Ablauf der Frist und nicht, solange offene Verfahren möglich sind. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangene Rechnungen so aufbewahren.
Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer · E-Rechnung empfangen und lesen
Software, Cloud oder eigene Ablage?
Eine Buchhaltungssoftware oder ein DMS kann das Archiv übernehmen, wenn es Originaldateien unverändert speichert und exportierbar hält. Prüfen Sie, ob Sie die XML im Originalformat wieder herausbekommen, auch nach Kündigung des Dienstes. Bei einer eigenen Ablage auf Festplatte oder Cloud-Laufwerk sorgen Sie selbst für Struktur, Zugriffsschutz und Sicherung. Welche Lösung genügt, hängt von Ihrem Betrieb ab und sollte mit Ihrer Steuerberatung abgestimmt sein. Wenn eine eingehende Datei Fehler hat und Sie Hilfe bei einer korrigierten Fassung brauchen, hilft unser Service für Ihre eigenen Rechnungen.
Mehr dazu: Fehler automatisch reparieren
Häufige Fragen
Muss ich eine XRechnung als XML aufbewahren?
Ja. Die strukturierte XML-Datei ist die Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ein PDF oder eine Ansicht ist nur eine Darstellung und genügt als alleiniges Archivstück nicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (zuvor zehn), geregelt in § 147 AO und § 14b UStG. Sie beginnt mit Ende des Kalenderjahres der Rechnung. Bei Sonderfällen und Altfällen fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Reicht es, die E-Rechnung im E-Mail-Postfach zu lassen?
Nicht als Archiv. Ein Postfach schützt nicht zuverlässig vor Löschen, Verschieben oder Speicherfristen des Anbieters. Speichern Sie die Datei in einer geordneten, gesicherten Ablage.
Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und nur das Papier aufheben?
Nein. Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Originaldatei nicht, weil die Auswertbarkeit verloren geht. Bewahren Sie die Datei im empfangenen Format auf; ein Ausdruck ist nur eine zusätzliche Kopie.
Was gilt bei ZUGFeRD: PDF oder XML?
Bei ZUGFeRD und Factur-X bewahren Sie die vollständige hybride PDF-Datei mit der eingebetteten XML auf. Die eingebettete strukturierte XML trägt die Rechnungsdaten und darf nicht verloren gehen.
Brauche ich als Kleinunternehmer ein Archiv für E-Rechnungen?
Ja, die Aufbewahrungspflicht für empfangene Rechnungen gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ein einfacher Jahresordner mit Sicherung reicht in der Regel als Ablage, den Umfang klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.