E-Rechnung im Verein: Pflicht, Fristen und Checkliste
Ob ein Verein E-Rechnungen empfangen oder ausstellen muss, hängt davon ab, ob und in welchem Bereich er unternehmerisch tätig ist. Dieser Ratgeber ordnet die Rechtslage seit 2025 ein und gibt dem Vorstand und der Kassenwartin oder dem Kassenwart eine Checkliste an die Hand. Er ersetzt keine Steuerberatung; Stand: Oktober 2026.
Ist ein Verein von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht knüpft an § 14 UStG an und gilt für Umsätze zwischen Unternehmern (B2B) im Inland. Ein Verein ist umsatzsteuerlich Unternehmer, soweit er nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringt. Dazu zählen je nach Fall der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb, ein Zweckbetrieb oder die Vermögensverwaltung mit steuerpflichtigen Umsätzen, etwa Vermietung, Sponsoring, Werbung oder eine Vereinsgaststätte. Gemeinnützig zu sein ändert daran nichts: Die Gemeinnützigkeit betrifft vor allem Körperschaft- und Gewerbesteuer, die Frage der E-Rechnung richtet sich nach dem Umsatzsteuerrecht. Ein Verein, der ausschließlich im ideellen Bereich tätig ist und keine unternehmerischen Umsätze hat, ist für diesen Bereich nach heutigem Verständnis nicht zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Die Abgrenzung ist im Einzelfall nicht immer einfach; klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung.
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht: häufige Fragen
Empfangen: seit 1. Januar 2025
Wer als Unternehmer im Inland Rechnungen von anderen Unternehmern erhält, muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können (Wachstumschancengesetz). Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, über das Rechnungen eingehen. Wichtig ist, dass Sie die strukturierte XML-Datei lesen und weiterverarbeiten können und sie aufbewahren. Ein bloßer Ausdruck oder ein PDF der Ansicht reicht für die Aufbewahrung nicht aus. Hat Ihr Verein einen unternehmerischen Bereich, sollten Sie die Rechnungen an diesen Bereich einplanen; im Zweifel nehmen Sie E-Rechnungen auch für den ideellen Bereich an, statt sie abzulehnen.
Mehr dazu: E-Rechnung empfangen und lesen · E-Rechnung archivieren
Ausstellen: die Übergangsfristen
Beim Versand gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Sie B2B-Rechnungen noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausstellen, ein anderes Format setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Bis Ende 2027 gilt das weiter für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich für alle verpflichtend. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sowie Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, die auch ein Verein sein kann, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten sind. Die Fristen und Ausnahmen im Überblick finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht 2027 & 2028 · E-Rechnung für Kleinunternehmer
Mitgliedsbeiträge, Spenden und Privatpersonen
Echte Mitgliedsbeiträge sind in der Regel keine steuerbaren Leistungen gegen Entgelt. Dafür ist typischerweise keine Rechnung im Sinne des UStG erforderlich, ebenso wenig wie für Spenden, für die es Zuwendungsbestätigungen gibt. Ob das für Ihre Beiträge gilt, etwa bei Gegenleistungen wie Kursen oder Nutzungsentgelten, sollten Sie prüfen lassen. Rechnungen von Mitgliedern oder Ehrenamtlichen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel bei einer Auslagenerstattung, fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Auch Rechnungen an Privatpersonen, etwa für eine Vereinsfeier, sind kein B2B-Fall.
Mehr dazu: Pflichtangaben einer Rechnung nach UStG
Checkliste für Vorstand und Kasse
1. Bereiche klären: Welche Tätigkeiten sind ideell, welche unternehmerisch (Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Vermögensverwaltung)? Halten Sie das schriftlich fest. 2. Postfach: Richten Sie ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen ein, auf das mehr als eine Person Zugriff hat, damit nichts bei einem Amtswechsel verloren geht. 3. Lesen: Öffnen Sie XRechnungen im Viewer. 4. Prüfen: Kontrollieren Sie eingehende Dateien vor dem Verbuchen mit dem Validator. 5. Archivieren: Bewahren Sie die Originaldatei acht Jahre unveränderbar auf. 6. Dokumentieren: Beschreiben Sie den Ablauf kurz in einer Verfahrensdokumentation. 7. Ausstellen: Planen Sie rechtzeitig vor 2027 oder 2028 die Umstellung der eigenen B2B-Rechnungen, etwa an Vermieter-Mieter, Sponsoren oder Werbekunden. 8. Kleinunternehmer prüfen: Klären Sie, ob § 19 UStG für Ihren Verein gilt.
Mehr dazu: XRechnung öffnen · E-Rechnung prüfen · GoBD-Verfahrensdokumentation
Wenn Ihr Verein selbst E-Rechnungen schreibt
Stellt der Verein im unternehmerischen Bereich Rechnungen aus, muss eine E-Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten und im strukturierten Format (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen. Wenn eine Datei Fehler meldet und Sie Hilfe bei einer korrigierten Fassung Ihrer eigenen Rechnung brauchen, hilft unser Service. Er ersetzt keine steuerliche Beratung.
Mehr dazu: Fehler automatisch reparieren
Häufige Fragen
Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?
Ja, soweit er Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist, also im unternehmerischen Bereich tätig ist. Seit dem 1. Januar 2025 genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Für einen rein ideellen Bereich besteht nach heutigem Verständnis keine Pflicht; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für gemeinnützige Vereine?
Die Gemeinnützigkeit schützt nicht vor der Pflicht. Entscheidend ist, ob der Verein umsatzsteuerlich Unternehmer ist, etwa durch Vermietung, Sponsoring, Werbung, Vereinsgaststätte oder einen Zweckbetrieb mit Umsätzen.
Muss mein Verein Mitgliedsbeiträge per E-Rechnung abrechnen?
In der Regel nicht. Echte Mitgliedsbeiträge sind meist keine steuerbaren Leistungen, eine Rechnung im Sinne des UStG ist daher typischerweise nicht nötig. Bei Gegenleistungen wie Kursen oder Nutzungsentgelten kann das anders sein.
Ab wann muss ein Verein E-Rechnungen ausstellen?
Im B2B-Bereich grundsätzlich ab 2028. Bis Ende 2026 sind Papier und andere Formate noch zulässig, bis Ende 2027 für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 €. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen.
Brauchen wir eine Software für E-Rechnungen im Verein?
Für den Empfang nicht zwingend: Ein E-Mail-Postfach genügt, zum Lesen hilft ein Viewer, zum Prüfen ein Validator. Aufbewahren müssen Sie die Originaldatei acht Jahre.
Wir bekommen eine Rechnung von einem Ehrenamtlichen. Ist das eine E-Rechnung?
Nein, wenn die Person kein Unternehmer ist. Dann liegt kein B2B-Umsatz vor, und die E-Rechnungspflicht greift nicht. Bewahren Sie den Beleg trotzdem ordentlich auf.