XRechnung und Peppol: Senden, Peppol-ID und Access Point
Peppol und XRechnung werden oft in einem Atemzug genannt, sind aber nicht dasselbe: Die XRechnung ist der Inhalt, Peppol ist ein möglicher Zustellweg. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied, wer in Deutschland Peppol nutzt, wie Sie an eine Peppol-ID kommen und warum Sie Ihre Datei vor dem Versand prüfen sollten. Er ersetzt keine Beratung; Stand: Oktober 2026.
Was Peppol ist
Peppol ist ein internationales Netzwerk und ein Transportstandard für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, kein Dateiformat. Es arbeitet nach dem Vier-Ecken-Modell: Der Absender übergibt die Rechnung an seinen Access Point, dieser leitet sie an den Access Point des Empfängers weiter, und der Empfänger erhält sie dort. Welcher Access Point für einen Empfänger zuständig ist, ermittelt das Netzwerk über ein Verzeichnis (SMP), in dem sich Teilnehmer mit ihrer Peppol-ID registrieren. Sie müssen die Technik nicht selbst betreiben: Den Access Point stellt in der Regel ein Dienstleister bereit.
XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0: der Unterschied
Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und lassen sich in den Syntaxen UBL oder CII ausdrücken. Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) mit zusätzlichen Regeln, etwa der Pflicht zur Käuferreferenz (BR-DE-15) und zu Kontaktdaten des Verkäufers. Peppol BIS Billing 3.0 ist die Ausprägung für das Peppol-Netzwerk und hat eigene Regeln. Im Kern sind die Inhalte ähnlich, die Regelwerke aber nicht identisch. Deutsche öffentliche Auftraggeber nehmen die XRechnung auch über Peppol entgegen. Welche Kennung und welche Regeln der Empfänger erwartet, klären Sie am besten vorab mit ihm oder mit Ihrem Access-Point-Anbieter.
Mehr dazu: ZUGFeRD oder XRechnung? · XRechnung erstellen
Wer in Deutschland Peppol nutzt
Der Bund nimmt Rechnungen über die Plattformen ZRE und OZG-RE sowie über Peppol an. Auch einzelne Länder und Kommunen akzeptieren Peppol; das regelt jede Stelle selbst, meist steht der Weg in der Bestellung. Bei öffentlichen Empfängern dient die Leitweg-ID als Peppol-Teilnehmerkennung (Schema 0204). Im B2B-Bereich ist Peppol freiwillig: Seit dem 1. Januar 2025 genügt ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen. Eine Pflicht, Peppol zu nutzen, gibt es dafür nicht. Sinnvoll kann es sein, wenn Ihre Kunden es verlangen oder Sie viele Rechnungen grenzüberschreitend oder automatisiert austauschen.
Mehr dazu: Leitweg-ID erklärt · E-Rechnungspflicht 2027 & 2028
So kommen Sie ans Peppol-Netzwerk
Sie schließen sich über einen zertifizierten Peppol-Access-Point-Anbieter an; viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bringen diese Anbindung mit oder bieten sie an. Dabei erhalten Sie eine Peppol-ID, die aus einem Schema und einer Kennung besteht. Üblich sind zum Beispiel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Schema 9930), die Global Location Number GLN (Schema 0088) oder bei öffentlichen Stellen die Leitweg-ID (Schema 0204). Ihr Anbieter registriert Sie im SMP, damit andere Teilnehmer Sie finden. Welche Kennung für Sie passt und was die Anbindung bei Ihrem Anbieter bedeutet, erfahren Sie dort; vergleichen Sie Leistungen und Konditionen selbst.
Vor dem Senden prüfen
Access Points und Empfängersysteme lehnen formal fehlerhafte Dateien ab, oft erst nach dem Versand. Prüfen Sie Ihre XRechnung deshalb vorher mit dem Validator: Er kontrolliert sie gegen die veröffentlichten Schematron-Regeln von EN 16931 und XRechnung. Beachten Sie, dass ein bestandener Test keine Zustellung garantiert: Ob die Leitweg-ID oder Peppol-ID des Empfängers stimmt, kann keine Prüfregel feststellen, und auch Regeln von Peppol BIS Billing 3.0 gehören nicht zwingend zum Prüfumfang. Bei Fehlern helfen die Erklärungen zu den Regelnummern.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · XRechnung-Fehler beheben · XRechnung Fehlercodes · Leitweg-ID
E-Mail, Peppol oder Behördenportal?
E-Mail: Geeignet für Empfang und Versand zwischen Unternehmen, sofern der Empfänger zustimmt. Der Aufwand ist gering, eine Pflicht besteht für den Empfang. Peppol: Geeignet bei vielen oder grenzüberschreitenden Rechnungen und wenn der Empfänger es verlangt. Der Aufwand ist mittel, weil ein Access Point und eine Peppol-ID nötig sind; eine Pflicht gibt es im B2B-Bereich nicht. Behördenportal (ZRE, OZG-RE): Geeignet für Rechnungen an den Bund und weitere Stellen, die ein Portal vorgeben. Der Aufwand hängt vom Portal ab, etwa Registrierung und Eingabe der Leitweg-ID; für Lieferanten des Bundes ist der elektronische Weg verbindlich. Länder und Kommunen regeln ihren Weg selbst.
Mehr dazu: XRechnung an Behörden senden
Empfangen, archivieren, automatisieren
Eine über Peppol eingegangene Rechnung ist wie jede E-Rechnung zu lesen und aufzubewahren: Die strukturierte Datei im Originalformat ist maßgeblich, nicht ein Ausdruck. Zum Lesen öffnen Sie die XML im Viewer. Wenn Sie vor dem Peppol-Versand viele Rechnungen automatisch prüfen möchten, bietet sich die API an. Wenn Ihre eigene Datei Fehler meldet und Sie Hilfe bei einer korrigierten Fassung brauchen, hilft unser Service.
Mehr dazu: XRechnung öffnen · E-Rechnung archivieren · XRechnung API · Fehler automatisch reparieren
Häufige Fragen
Muss ich Peppol nutzen?
Nein. Im B2B-Bereich ist Peppol freiwillig; für den Empfang von E-Rechnungen genügt seit dem 1. Januar 2025 ein E-Mail-Postfach. Peppol wird relevant, wenn ein Kunde oder eine Behörde es verlangt.
Ist Peppol kostenlos?
Das hängt vom Access-Point-Anbieter ab. Das Netzwerk selbst betreiben Sie nicht, die Anbindung erfolgt über einen Dienstleister, der seine Konditionen selbst festlegt. Fragen Sie beim Anbieter oder in Ihrer Buchhaltungssoftware nach.
Was ist eine Peppol-ID?
Die Kennung eines Teilnehmers im Netzwerk, bestehend aus Schema und Kennung, etwa die USt-IdNr. (Schema 9930), die GLN (Schema 0088) oder bei öffentlichen Empfängern die Leitweg-ID (Schema 0204). Sie erhalten sie über Ihren Access-Point-Anbieter.
Reicht E-Mail für E-Rechnungen?
Für den Empfang ja: Ein E-Mail-Postfach genügt seit 2025. Auch der Versand per E-Mail ist zwischen Unternehmen möglich, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Manche Auftraggeber schreiben einen anderen Weg vor.
Kann ich eine XRechnung per Peppol an eine Behörde senden?
Der Bund nimmt Rechnungen auch über Peppol an, einzelne Länder und Kommunen ebenfalls. Ob und wie eine bestimmte Stelle Peppol unterstützt, steht meist in der Bestellung oder auf ihrer Website. Die Leitweg-ID benötigen Sie in jedem Fall.
Prüft Peppol meine Rechnung?
Nicht verlässlich vollständig. Access Points und Empfänger können formal fehlerhafte Dateien ablehnen, die Regeln und Prüftiefe unterscheiden sich aber. Prüfen Sie Ihre XRechnung deshalb vorab mit einem Validator.