E-Rechnung per E-Mail versenden: XRechnung und ZUGFeRD als Anhang
Die E-Mail ist der einfachste Weg, eine E-Rechnung zu übermitteln, aber nicht jede Rechnungs-Mail ist eine E-Rechnung. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie anhängen, wie Sie Betreff und Dateinamen wählen, was Sie vor dem Versand prüfen und wann E-Mail nicht genügt. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; Stand: Oktober 2026.
Ist der Versand per E-Mail erlaubt?
Ja, zwischen Unternehmen (B2B) ist die E-Mail ein zulässiger Übermittlungsweg. Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung zum Regelfall gemacht; das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 beschreibt die Anforderungen. Entscheidend ist das Format der Datei, nicht der Weg: Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931. Der Empfänger muss mit der elektronischen Rechnung einverstanden sein; das kann sich auch aus dem bisherigen Ablauf ergeben. Im Zweifel fragen Sie nach.
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht 2027 & 2028
Was gehört in den Anhang?
Hängen Sie entweder die XRechnung als XML-Datei an oder eine ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-PDF, die die XML eingebettet enthält. Die Rechnung gehört in den Anhang, nicht in den Text der E-Mail: Der Mailtext ist keine E-Rechnung. Ein reines PDF ohne eingebettete XML ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, auch wenn es wie eine Rechnung aussieht. Eine ZUGFeRD-PDF dürfen Sie nicht mit einem Druckprogramm neu erzeugen oder nachbearbeiten, sonst geht die eingebettete XML verloren. Wenn Ihr Kunde eine reine XRechnung verlangt, senden Sie die XML und kein ZUGFeRD.
Mehr dazu: ZUGFeRD oder XRechnung? · XRechnung erstellen
Betreff und Dateiname
Der Betreff hilft dem Empfänger, die Mail im Posteingang zuzuordnen. Empfehlenswert ist zum Beispiel: „E-Rechnung RE-2026-0815 von Muster GmbH“, bei Behörden ergänzt um Bestellnummer oder Leitweg-ID, wenn sie das vorgeben. Geben Sie im Text kurz an, dass die Rechnung als XML oder ZUGFeRD im Anhang liegt. Für die Datei bewährt sich ein Muster wie 2026-10-26_Muster-GmbH_RE-2026-0815.xml. Verwenden Sie keine Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen, die manche Systeme falsch verarbeiten, und ändern Sie den Inhalt der Datei nach dem Erzeugen nicht mehr.
Eine Rechnung pro Anhang
Senden Sie je Rechnung eine eigene Datei, am besten auch eine eigene Mail. Automatische Eingangssysteme lesen häufig nur den ersten Anhang oder erwarten genau eine Rechnung pro Datei. Packen Sie die XML nicht in ein ZIP-Archiv und hängen Sie keine Sammel-PDF mit mehreren Rechnungen an. Zusätzliche Anlagen wie ein Leistungsnachweis dürfen Sie mitsenden, wenn die Rechnungsdatei klar benannt ist. Prüfen Sie die Größenbeschränkung des Empfangspostfachs; viele Anbieter begrenzen die Mailgröße auf wenige Megabyte.
Vor dem Senden prüfen
Eine formal fehlerhafte Datei lehnt der Empfänger oft erst nach Tagen ab, und das gefährdet Ihre Zahlung. Prüfen Sie die XML deshalb vorher mit dem Validator: Er kontrolliert die Datei gegen die veröffentlichten Schematron-Regeln von EN 16931 und XRechnung und akzeptiert auch die XML aus ZUGFeRD-PDFs. Mit dem Viewer sehen Sie, wie der Empfänger die Rechnung später liest. Ein bestandener Test garantiert nicht, dass der Empfänger die Datei annimmt, etwa weil Angaben wie Bestellnummer oder Leitweg-ID inhaltlich stimmen müssen. Bei Fehlern erklärt die Fehlercode-Übersicht die Regelnummern.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · XRechnung öffnen · XRechnung Fehlercodes
Auf der Empfängerseite
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Manche Unternehmen richten dafür eine eigene Rechnungsadresse wie rechnung@ ein, die automatisch an die Buchhaltung geht; fragen Sie Ihren Kunden nach der richtigen Adresse und senden Sie nicht an persönliche Postfächer. Als Empfänger bewahren Sie die empfangene Datei im Originalformat auf, also die XML beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF, und nicht nur einen Ausdruck. Auch die Mail selbst kann als Beleg für den Eingang relevant sein. Wie lange und wie Sie archivieren, steht im Ratgeber zum Archivieren, das Lesen und Prüfen erklärt der Ratgeber zum Empfangen.
Mehr dazu: E-Rechnung archivieren · E-Rechnung empfangen und lesen
Wann E-Mail nicht genügt
Öffentliche Auftraggeber geben den Weg oft vor. Der Bund nimmt Rechnungen über die Plattformen ZRE und OZG-RE oder über Peppol an, Länder und Kommunen regeln das selbst; welcher Weg gilt, steht meist in der Bestellung zusammen mit der Leitweg-ID. Auch manche Großkunden verlangen Peppol oder ein eigenes Lieferantenportal. Eine formlose E-Mail an die Behörde ersetzt den vorgeschriebenen Weg dann nicht. Fragen Sie vor dem ersten Versand nach, welcher Weg gilt.
Mehr dazu: XRechnung an Behörden senden · XRechnung und Peppol
Checkliste vor dem Versand
1. Format: XRechnung-XML oder ZUGFeRD/Factur-X-PDF mit eingebetteter XML, kein reines PDF. 2. Prüfen: Datei im Validator kontrolliert, Fehler behoben. 3. Empfänger: richtige Rechnungsadresse und Einverständnis geklärt, bei Behörden Weg und Leitweg-ID. 4. Anhang: eine Rechnung pro Datei, Rechnung nicht im Mailtext und nicht in einem ZIP. 5. Betreff und Dateiname: Rechnungsnummer und Absender enthalten, keine Sonderzeichen. 6. Ablage: gesendete Datei im Originalformat aufbewahren, unverändert.
Mehr dazu: Fehler automatisch reparieren
Häufige Fragen
Darf ich eine E-Rechnung per E-Mail versenden?
Ja, zwischen Unternehmen ist die E-Mail ein zulässiger Weg, sofern der Empfänger mit der elektronischen Rechnung einverstanden ist. Entscheidend ist, dass die angehängte Datei eine strukturierte E-Rechnung ist und nicht nur ein PDF.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?
Nein, nicht als E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist ein reines PDF keine E-Rechnung mehr. Es muss eine XRechnung-XML oder eine ZUGFeRD-/Factur-X-PDF mit eingebetteter XML sein. Für Übergangsfristen beim Ausstellen gelten Sonderregeln, die Sie mit Ihrer Steuerberatung klären sollten.
Was kommt in den Betreff einer E-Rechnung?
Ein klarer Hinweis mit Rechnungsnummer und Absender, zum Beispiel „E-Rechnung RE-2026-0815 von Muster GmbH“. Bei Behörden ergänzen Sie Bestellnummer oder Leitweg-ID, wenn verlangt. Eine feste Vorschrift für den Betreff gibt es nicht.
Kann ich mehrere Rechnungen in einer Mail senden?
Technisch ja, empfehlenswert ist es nicht. Automatische Eingangssysteme verarbeiten oft nur einen Anhang. Senden Sie besser pro Rechnung eine Mail mit einer Datei, ohne ZIP.
Wie prüfe ich die XRechnung vor dem Versand?
Laden Sie die XML in den Validator hoch. Er zeigt Fehler mit Regelnummer an, bevor Sie die Datei senden. Die Prüfung ersetzt aber nicht die Klärung mit dem Empfänger, ob Angaben wie Bestellnummer oder Leitweg-ID stimmen.
Reicht E-Mail für Rechnungen an Behörden?
Oft nicht. Der Bund nimmt Rechnungen über ZRE, OZG-RE oder Peppol an; Länder und Kommunen legen ihren Weg selbst fest. Klären Sie den Weg vor dem Versand, meist steht er in der Bestellung.