E-Rechnung korrigieren: Gutschrift, Storno und Korrektur
Ein falscher Betrag, eine fehlerhafte Anschrift oder eine Retoure: Auch eine E-Rechnung muss manchmal berichtigt oder gutgeschrieben werden. Dieser Ratgeber erklärt, wie sich Stornorechnung, Korrekturrechnung und Gutschrift unterscheiden, wie das in XRechnung und EN 16931 technisch aussieht und wie Sie eine fehlerhafte E-Rechnung Schritt für Schritt korrigieren. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; Stand: Oktober 2026.
Korrektur einer E-Rechnung ist selbst eine E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden (Übergangsfristen beim Ausstellen können gelten). Nach Auffassung des BMF (Schreiben vom 15. Oktober 2024) muss auch ein Dokument, das eine solche Rechnung korrigiert, die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Eine PDF-Gutschrift zu einer XRechnung ist danach in der Regel nicht ausreichend. Ob in Ihrem Einzelfall eine Übergangsregelung greift, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Mehr dazu: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Storno, Korrekturrechnung oder Gutschrift?
Im Alltag werden die Begriffe vermischt. Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung auf; meist folgt eine neue, richtige Rechnung. Eine Korrekturrechnung (Rechnungsberichtigung) ersetzt oder ergänzt die fehlerhafte Rechnung und verweist auf sie. Eine kaufmännische Gutschrift mindert den Rechnungsbetrag, etwa bei Retoure, Preisnachlass oder Rabatt. Davon zu unterscheiden ist die umsatzsteuerliche Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG: Dabei rechnet der Leistungsempfänger über die Leistung des Lieferanten ab (Abrechnung durch den Empfänger), und das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Welche Variante steuerlich passt, hängt vom Sachverhalt ab; die Steuerberatung beantwortet das im Zweifel.
Warum die Bezeichnung „Gutschrift“ heikel sein kann
Wer ein Dokument als „Gutschrift“ bezeichnet, signalisiert nach dem Gesetz unter Umständen eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Wird eine kaufmännische Gutschrift versehentlich so ausgestaltet, kann das steuerliche Folgen haben, etwa nach § 14c UStG zum unberechtigten Steuerausweis. Wir können das hier nicht für Ihren Fall beurteilen; wählen Sie die Bezeichnung bewusst und lassen Sie unklare Fälle prüfen.
So sieht es technisch in XRechnung und EN 16931 aus
Der Dokumententyp steht im Feld BT-3 (Invoice type code). Typische Werte sind 380 (Rechnung), 381 (Gutschrift, englisch Credit Note), 384 (Korrigierte Rechnung) und 389 (Selbstfakturierte Rechnung, also die Abrechnung durch den Empfänger). Bei UBL gibt es dafür zwei Dokumenttypen: Invoice und CreditNote; in einer CreditNote steht der Typcode im Element cbc:CreditNoteTypeCode. Bei CII bleibt es beim selben Dokument, und der Typ steht im Element TypeCode des ExchangedDocument. Der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung gehört typischerweise in BT-25 (Vorherige Rechnungsnummer), ergänzt um das Rechnungsdatum in BT-26. Beträge in einer CreditNote sind typischerweise positiv angegeben; die Minderung ergibt sich aus dem Dokumenttyp. Wie genau der Empfänger Typcodes weiterverarbeitet, ist unterschiedlich: Stimmen Sie die Variante im Zweifel mit dem Empfänger ab.
Mehr dazu: XRechnung öffnen und anzeigen
Fehlerhafte E-Rechnung korrigieren: Schritt für Schritt
1. Original nicht ändern: Bearbeiten Sie die XML der bereits versendeten Rechnung nicht nachträglich; die versendete Datei bleibt unverändert. 2. Variante wählen: Korrekturrechnung, Storno mit neuer Rechnung oder Gutschrift, je nach Sachverhalt. 3. Neues Dokument in Ihrer Rechnungssoftware erzeugen, mit eigener, fortlaufender Rechnungsnummer. 4. Original referenzieren: vorherige Rechnungsnummer (BT-25) und Datum (BT-26) eintragen. 5. Richtigen Typcode wählen und Beträge nach den Vorgaben Ihrer Software setzen. 6. Vor dem Senden prüfen, damit die Korrektur nicht selbst abgelehnt wird. 7. Als E-Rechnung senden, nicht als PDF, und die Korrektur zusammen mit dem Original aufbewahren.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · XRechnung-Fehler beheben · XRechnung Fehlercodes
Versand und Archivierung der Korrektur
Für den Versand gelten dieselben Regeln wie für jede E-Rechnung: eine Datei pro Dokument, im strukturierten Format, an die vereinbarte Adresse. Auch Korrekturen und Gutschriften sind aufbewahrungspflichtig; bewahren Sie die XML im Originalformat auf, zusammen mit dem Dokument, das sie berichtigt. Wie lange und in welcher Form, erklärt unser Ratgeber zur Archivierung.
Mehr dazu: E-Rechnung per E-Mail versenden · E-Rechnung archivieren
Checkliste: Korrektur oder Gutschrift
1. Sachverhalt klären: Fehler in der Rechnung, Storno, Retoure oder Preisnachlass. 2. Variante wählen und im Zweifel steuerlich abklären. 3. Original unverändert lassen. 4. Neues Dokument als E-Rechnung erzeugen, nicht als PDF. 5. Typcode (BT-3) passend setzen. 6. Bezug auf die Originalrechnung (BT-25, BT-26) eintragen. 7. Mit dem Validator prüfen und Fehler beheben. 8. Empfänger-Besonderheiten klären, etwa bei Behörden. 9. Senden und Korrektur zusammen mit dem Original archivieren.
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Häufige Fragen
Muss eine Gutschrift eine E-Rechnung sein?
Nach Auffassung des BMF muss ein Dokument, das eine E-Rechnung korrigiert, ebenfalls die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Ob in Ihrem Fall eine Übergangsregelung gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Darf ich eine PDF-Korrektur zu einer XRechnung schicken?
In der Regel nicht, wenn die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung war: Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Senden Sie die Korrektur als XRechnung oder ZUGFeRD mit eingebetteter XML.
Welcher Rechnungstyp-Code gehört zu einer Gutschrift?
Im Feld BT-3 steht typischerweise 381 für eine Gutschrift (Credit Note) und 384 für eine korrigierte Rechnung. 380 ist die normale Rechnung, 389 die selbstfakturierte Rechnung. Klären Sie mit dem Empfänger, welche Variante er erwartet.
Kann ich die XML einer versendeten E-Rechnung einfach ändern?
Nein, das ist nicht zu empfehlen. Die versendete Datei bleibt unverändert. Stellen Sie eine Korrektur oder ein Storno mit neuer Rechnung aus und verweisen Sie auf die Originalrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Storno und Gutschrift?
Ein Storno hebt die ursprüngliche Rechnung auf, danach folgt meist eine neue Rechnung. Eine kaufmännische Gutschrift mindert den Betrag, etwa bei Retoure oder Rabatt. Die umsatzsteuerliche Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG ist eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger und eine andere Sache.
Muss ich Korrekturen und Gutschriften archivieren?
Ja, auch sie sind Rechnungsunterlagen. Bewahren Sie die XML im Originalformat auf, zusammen mit der berichtigten Rechnung. Fristen und Form klärt Ihre Steuerberatung.