E-Rechnung Abschlagsrechnung: Teil- und Schlussrechnung
Wer Bauleistungen, Projekte oder Anlagen in Etappen abrechnet, stellt Abschlags-, Teil- oder Anzahlungsrechnungen und am Ende eine Schlussrechnung aus. Auch das sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen können. Dieser Ratgeber erklärt die Begriffe, die Rechnungstyp-Codes in XRechnung und EN 16931, den Bezug auf frühere Rechnungen, den Abzug bereits gezahlter Beträge in der Schlussrechnung und die umsatzsteuerlichen Grundlagen. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; Stand: Oktober 2026.
Abschlags-, Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung: die Begriffe
Die Begriffe werden im Alltag unterschiedlich verwendet. Eine Abschlagsrechnung fordert Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungsteile, etwa im Bau- oder Werkvertrag. Eine Teilrechnung rechnet eine abgrenzbare Teilleistung ab. Eine Anzahlungsrechnung (auch Vorauszahlungs- oder Vorschussrechnung) fordert Geld, bevor die Leistung erbracht ist. Die Schlussrechnung (Endrechnung) rechnet das gesamte Vorhaben ab und zieht die bereits geleisteten Zahlungen ab. Ob ein Betrag steuerlich als Anzahlung oder als Teilleistung zählt, hängt vom Einzelfall ab; im Zweifel klärt das Ihre Steuerberatung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch dafür?
Ja, grundsätzlich schon: Das sind normale Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- oder PDF-Rechnungen sind noch bis Ende 2026 zulässig, für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027, jeweils unter Bedingungen; ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Die Frist gilt je Rechnung; wer einzelne Abschläge noch als PDF stellt, sollte das für die Schlussrechnung vorab mit der Steuerberatung klären. Bei Rechnungen an Privatkunden besteht die Pflicht nicht. Welche Frist für Sie gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht: Fristen · E-Rechnung im Handwerk
Rechnungstyp-Codes (BT-3): 380, 326, 386, 875, 876, 877
Der Rechnungstyp steht in BT-3 (Invoice type code) und stammt aus der Codeliste UNTDID 1001. Relevant für gestaffelte Abrechnungen sind: 380 (Commercial invoice, normale Rechnung), 326 (Partial invoice, Teilrechnung), 386 (Prepayment invoice, Anzahlungsrechnung), 875 (Partial construction invoice, Abschlagsrechnung für Bauleistungen), 876 (Partial final construction invoice, Teilschlussrechnung für Bauleistungen) und 877 (Final construction invoice, Schlussrechnung für Bauleistungen). Wichtig für die XRechnung: Die deutsche Regel BR-DE-17 nennt in den Prüfregeln als vorgesehene Codes 326, 380, 384, 389, 381, 875, 876 und 877. Der Code 386 steht nicht in dieser Liste; er gehört zwar zur EN 16931, die Prüfung meldet ihn in der XRechnung aber als Warnung. Eine Anzahlungsrechnung wird deshalb in der Praxis häufig als 380 ausgestellt; stimmen Sie den Code mit dem Empfänger ab. Auch bei zulässigen Codes ist offen, wie Empfängersysteme sie verarbeiten. Die Schlussrechnung ist im Alltag meist eine normale Rechnung (380); bei Bauleistungen kommen 876 oder 877 in Betracht.
Mehr dazu: BR-DE-17: Rechnungstyp-Code
Frühere Rechnungen referenzieren: BT-25 und BT-26
Die Schlussrechnung (und je nach Vereinbarung auch eine Folge-Abschlagsrechnung) sollte auf die bereits gestellten Rechnungen verweisen. In der EN 16931 dient dafür die Gruppe „Preceding invoice reference“ (BG-3): BT-25 ist die Nummer der früheren Rechnung, BT-26 deren Ausstellungsdatum. Die Gruppe darf mehrfach vorkommen, es lassen sich also mehrere Abschlagsrechnungen einzeln nennen. In UBL steht sie im Element cac:BillingReference mit cac:InvoiceDocumentReference. Die Angabe ist ein Bezug und keine Rechenvorschrift: Die Beträge übernimmt das Format nicht automatisch aus den Vorrechnungen.
Bereits gezahlte Beträge abziehen: BT-113 und BT-115
Die Summenfelder der EN 16931 kennen den bereits gezahlten Betrag (Paid amount, BT-113). Der fällige Betrag (Amount due for payment, BT-115) ergibt sich laut Regel BR-CO-16 aus dem Rechnungsgesamtbetrag mit Umsatzsteuer (BT-112) minus dem gezahlten Betrag (BT-113) plus einem etwaigen Rundungsbetrag (BT-114). In der Schlussrechnung zeigen Sie üblicherweise die Gesamtleistung mit der gesamten Umsatzsteuer und tragen die bereits gezahlten Abschläge brutto als BT-113 ein. Der Restbetrag steht dann in BT-115. Beachten Sie, dass das Format nur eine Summe kennt: Welche Abschlagsrechnung mit welchem Betrag eingeflossen ist, ergibt sich aus den Referenzen (BT-25/BT-26) und, falls gewünscht, aus einem Freitext in der Rechnungsnotiz (BT-22). Wie Ihre Software das abbildet, unterscheidet sich; prüfen Sie das Ergebnis.
<!-- Rechnungskopf, gekürzt -->
<cbc:ID>RE-2026-0050</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-28</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>875</cbc:InvoiceTypeCode>
<!-- Bezug auf eine frühere Rechnung (BG-3: BT-25, BT-26) -->
<cac:BillingReference>
<cac:InvoiceDocumentReference>
<cbc:ID>RE-2026-0041</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-09-15</cbc:IssueDate>
</cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>
<!-- Summen (BG-22), gekürzt: 5.950,00 € bereits gezahlt -->
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">10000.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">10000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">11900.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">5950.00</cbc:PrepaidAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">5950.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>Umsatzsteuer bei Anzahlungen und in der Schlussrechnung
Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 a Satz 4 UStG entsteht die Steuer auf ein vereinnahmtes Entgelt schon dann, wenn die Leistung noch nicht ausgeführt ist: mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie das Entgelt oder Teilentgelt erhalten (sogenannte Mindest-Ist-Versteuerung). Für die Rechnung über eine Anzahlung gelten nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG die Absätze 1 bis 4 entsprechend, also die üblichen Pflichtangaben. Die Schlussrechnung muss nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen nach § 14 Abs. 1 bis 4 UStG ausgestellt worden sind. Wird das nicht sauber gemacht, droht eine doppelte Steuerausweisung. Wie Sie das im Einzelfall behandeln, besonders bei mehreren Steuersätzen, klärt Ihre Steuerberatung.
Mehr dazu: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fehler
1. Anzahlungsrechnung mit Code 386 an die XRechnung gesendet: Der Code steht nicht in der Liste der vorgesehenen Codes (BR-DE-17), das erzeugt eine Warnung. 2. Bezug auf die Vorrechnungen (BT-25/BT-26) fehlt oder die Nummer stimmt nicht mit der früheren Rechnung überein. 3. Abschläge in der Schlussrechnung netto statt brutto in BT-113 eingetragen: BR-CO-16 rechnet mit dem Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. 4. BT-115 passt nicht zu BT-112 und BT-113 (BR-CO-16). 5. Schlussrechnung weist die Steuer auf die Gesamtleistung aus, aber die bereits abgerechnete Steuer lässt sich nicht nachvollziehen. 6. Abschlagsrechnung nur als PDF verschickt, obwohl die Pflicht schon gilt. 7. Einmal vergebene Rechnungsnummern erneut verwendet, etwa bei korrigierten Abschlägen.
Mehr dazu: XRechnung-Fehler beheben · XRechnung Fehlercodes
Checkliste: Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung
1. Art der Zahlung klären: Anzahlung oder Abschlag für erbrachte Leistung (im Zweifel Steuerberatung). 2. Format wählen und prüfen, ob die Übergangsregel gilt. 3. Rechnungstyp-Code (BT-3) passend setzen und mit dem Empfänger abstimmen. 4. Pflichtangaben und Steuer ausweisen. 5. Eigene fortlaufende Rechnungsnummer vergeben. 6. In der Schlussrechnung alle Vorrechnungen über BT-25/BT-26 nennen. 7. Gezahlte Beträge brutto in BT-113 eintragen, Restbetrag in BT-115 prüfen. 8. Mit dem Validator prüfen und Fehler beheben. 9. Als E-Rechnung versenden und alle Rechnungen der Kette archivieren.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · Fehler automatisch reparieren
Häufige Fragen
Müssen Abschlagsrechnungen E-Rechnungen sein?
Grundsätzlich ja, wenn es sich um B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen handelt. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 unter Bedingungen; ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025 können.
Welcher Rechnungstyp-Code passt zur Abschlagsrechnung?
In der XRechnung sind laut Regel BR-DE-17 unter anderem 326 (Teilrechnung), 380 (Rechnung) sowie für Bauleistungen 875, 876 und 877 vorgesehen. Welcher Code im Einzelfall passt und wie der Empfänger ihn verarbeitet, stimmen Sie am besten ab.
Darf ich 386 für Anzahlungsrechnungen verwenden?
386 (Prepayment invoice) gehört zur Codeliste der EN 16931, steht aber nicht in der Liste der vorgesehenen Codes der XRechnung (BR-DE-17), und die Prüfung meldet eine Warnung. Viele nutzen deshalb 380. Klären Sie das mit dem Empfänger.
Wie verweise ich in der Schlussrechnung auf die Abschlagsrechnungen?
Mit der Gruppe „Preceding invoice reference“: BT-25 enthält die frühere Rechnungsnummer, BT-26 das Datum. Die Gruppe kann mehrfach vorkommen, in UBL als cac:BillingReference.
Wie ziehe ich bereits gezahlte Abschläge in der E-Rechnung ab?
Der gezahlte Gesamtbetrag steht in BT-113 (Paid amount), der Restbetrag in BT-115. Nach Regel BR-CO-16 gilt BT-115 = BT-112 − BT-113 + BT-114. Üblicherweise tragen Sie die Abschläge brutto ein.
Was gilt umsatzsteuerlich bei Anzahlungen?
Die Steuer entsteht bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Anzahlung erhalten (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 a Satz 4 UStG). In der Schlussrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abzusetzen, wenn dafür Rechnungen ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 UStG). Details klärt Ihre Steuerberatung.